Mise en place d’un dispositif de contrôle interne
Description
ORGANISATION & STRUCTURATION D’UNE PMI (25 SALARIÉS)
Contexte du cas pratique
PMI de 25 salariés :
- 5 Administration
- 20 Production & Entretien
Objectif : Mettre en place une gouvernance structurée, réduire les risques et améliorer la performance.
1- GOUVERNANCE PME FAMILIALE
🔷 Organigramme
|
Niveau 1 |
Niveau 2 |
|
Dirigeant |
Administration (5) |
|
Production & Entretien (20) |
🔷 Fiches de poste (Définition synthétique)
|
Poste |
Définition du rôle |
|
Dirigeant |
Décide, supervise, valide les dépenses, définit la stratégie |
|
Responsable Administration |
Gère comptabilité, RH, trésorerie |
|
Chef Production |
Planifie et supervise les équipes terrain |
|
Techniciens / Ouvriers |
Exécutent les travaux et activités opérationnelles |
🔷 Grille de séparation des tâches
|
Tâche |
Autorise |
Exécute |
Contrôle |
|
Paiement fournisseur |
Dirigeant |
Comptable |
Contrôleur interne |
|
Recrutement |
Dirigeant |
RH |
Dirigeant |
|
Achat matériel |
Chef Production |
Magasinier |
Administration |
🔷 Risques
- Confusion des rôles
- Dépendance au dirigeant
- Absence de contrôle indépendant
- Risque de fraude ou détournement
🔷 Contrôles recommandés
- Double signature bancaire
- Procédure d’achat formalisée
- Rapprochement bancaire mensuel
- Tableau de bord mensuel
2- GOUVERNANCE MANAGÉRIALE
🔷 Organigramme
|
Niveau 1 |
Niveau 2 |
Niveau 3 |
|
PDG |
Directeur Administratif |
Service Comptable |
|
RH |
||
|
Directeur Production |
Chef d’équipe |
🔷 Fiches de poste
|
Poste |
Définition |
|
PDG |
Définit l’orientation stratégique et supervise |
|
Directeur Administratif |
Gère finances, RH et contrôle interne |
|
Directeur Production |
Organise la production et la performance |
|
Chef d’équipe |
Coordonne les ouvriers et supervise terrain |
🔷 Grille de séparation des tâches
|
Tâche |
Autorise |
Exécute |
Contrôle |
|
Paiement fournisseur |
PDG |
Comptable |
Directeur Admin |
|
Budget annuel |
PDG |
Direction Admin |
Comité Direction |
|
Achat matériel |
Dir Prod |
Magasinier |
Dir Admin |
🔷 Risques
- Conflits de pouvoir
- Mauvaise communication interservices
- Faible reporting
🔷 Contrôles
- Reporting mensuel obligatoire
- Réunion hebdomadaire direction
- Budget validé annuellement
- Audit interne périodique
3- GOUVERNANCE PARTICIPATIVE
🔷 Organigramme
|
Niveau 1 |
Niveau 2 |
Niveau 3 |
Niveau 4 |
|
Direction |
Comité interne |
Groupes de travail |
Collaborateurs |
🔷 Fiches de poste
|
Poste |
Définition |
|
Direction |
Définit vision et valide décisions |
|
Comité interne |
Analyse propositions et améliore processus |
|
Groupes de travail |
Résolvent problèmes spécifiques |
|
Collaborateurs |
Participent et exécutent |
🔷 Grille de séparation des tâches
|
Tâche |
Autorise |
Exécute |
Contrôle |
|
Projet amélioration |
Direction |
Groupe travail |
Comité interne |
|
Achat matériel |
Direction |
Production |
Administration |
|
Evaluation équipe |
Direction |
RH |
Comité interne |
🔷 Risques
- Lenteur décisionnelle
- Dilution des responsabilités
- Manque d’autorité claire
🔷 Contrôles
- Procédure écrite de validation
- Délais de décision fixés
- Indicateurs de performance par équipe
4- GOUVERNANCE STRATÉGIQUE
🔷 Organigramme
|
Niveau 1 |
Niveau 2 |
Niveau 3 |
|
Conseil Stratégique |
Directeur Général |
Comité Audit |
|
Direction Admin |
Direction Production |
🔷 Fiches de poste
|
Poste |
Définition |
|
Conseil Stratégique |
Définit orientation long terme |
|
Directeur Général |
Pilote globalement l’entreprise |
|
Comité Audit |
Contrôle conformité et risques |
|
Direction Admin |
Gère finance et RH |
|
Direction Production |
Assure performance opérationnelle |
🔷 Grille de séparation des tâches
|
Tâche |
Autorise |
Exécute |
Contrôle |
|
Plan stratégique |
Conseil |
DG |
Comité Audit |
|
Paiement fournisseur |
DG |
Comptable |
Audit interne |
|
Investissement |
Conseil |
DG |
Comité Audit |
🔷 Risques
- Lourdeur administrative
- Coûts élevés
- Sur-contrôle
🔷 Contrôles
- Plan stratégique triennal
- Cartographie des risques
- Audit annuel indépendant
- Manuel de procédures formalisé
Note :
Une PMI de 25 salariés :
- Sans séparation des tâches = risque élevé
- Sans organigramme formel = confusion
- Sans contrôle interne = pertes invisibles
- Sans gouvernance = croissance dangereuse
Positionnement stratégique pour vous (Consultant)
Les livrables d’une intervention du Cabinet D.E.E.M.P Consulting&Services lors
« Mission de Structuration & Mise en place de Gouvernance pour PMI en Croissance »
: Livrables
- Diagnostic organisationnel
- Organigramme adapté
- Fiches de poste
- Séparation des tâches
- Cartographie des risques
- Manuel de procédures
Souhaitez-vous ?
1- Une offre de service de mise en place d’un dispositif de contrôle interne avec le référentiel COSO
2- Une offre de service de Rédaction ou mise a jour du manuel des Procédures des PME-PMI
3- Une offre de service d’élaboration d’une cartographie des risques
4- Une offre de service de la mise en place d’un système de contrôle de gestion
5- Une offre de service de la mise en place d’un service d’audit interne
6- Une offre de service de mise en place des tableaux de bord et reporting de gestion
7- Formation sur l’élaboration de plan de trésorerie
8- Formation sur les techniques d’élaboration des tableaux de bord et reporting de gestion
9- Formation sur les techniques d’élaboration de cartographie des risques
10- Formation sur les techniques d’analyse financière
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